Welke gegevens moet ik opnemen in de personeelsadministratie?
Personeelsadministratie is meer dan alleen de loonadministratie. De loonadministratie bestaat uit berekeningen over de brutosalarissen die u met uw werknemers overeengekomen bent en waarover u belasting en sociale premies moet inhouden.
De personeelsadministratie bestaat uit alle individuele personeelsdossiers. U legt individuele personeelsdossiers aan om snel een totaaloverzicht van een medewerk(st)er te hebben. Persoonsgebonden gegevens of gemaakte afspraken kunt u altijd gemakkelijk terugvinden.
In een personeelsdossier komen vaak de volgende bescheiden voor:
Rond de aanstelling
- Functiebeschrijving en de eventuele functieschaal;
- Personeelsadvertentie;
- Sollicitatiebrief met curriculum vitae (c.v.) en kopieën van relevante diploma’s;
- Eventueel psychologisch testrapport.
Arbeidsvoorwaarden
- Arbeidsovereenkomst, met verwijzing naar eventuele CAO-bepalingen;
- Afspraken over secundaire arbeidsvoorwaarden, pensioenregeling, vergoedingen, winstdelings-regelingen en over eventueel privé-gebruik van zaken als een lease-auto, laptop of mobiele telefoon.
Rond werkgeverslasten
- Loonbelastingverklaring/toegepaste heffingskorting, sofi-nummer;
- Eerste dagmelding;
- Eerste bericht loonaangifte;
- Eventuele wijzigingen in de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld salarisverhoging);
- Aanmelding voor de loondoorbetalingverzekering.
Functioneren en loopbaanontwikkeling
- Eventueel loopbaanplan;
- Verslagen periodieke beoordelings- en/of functio-neringsgesprekken;
- Eventuele individueel gemaakte afspraken;
- Eventuele studieaanvragen met bijbehorende afspraken;
- Eventuele ontslagbrief met alle bijbehorende stukken.
Apart wordt geadministreerd:
- Kopie van het identiteitsbewijs (paspoort);
- Eventuele werkvergunning voor niet-ingezetenen.
Zowel bij dienstverbanden voor onbepaalde tijd als bij (opeenvolgende) dienstverbanden voor bepaalde tijd legt u personeelsdossiers aan. De regelgeving rondom arbeidsovereenkomsten wijzigt regelmatig. De accountant is op de hoogte van de actuele stand van zaken en kan u hierover informeren.
Bron: NBA